Finance Operations Specialist (8 uur)
Vroeg Pieken groeit en daarmee wordt ook onze financiële administratie steeds uitgebreider en professioneler.
Daarom zoeken we een ervaren Finance Operations Specialist op ZZP-basis die eigenaarschap neemt over onze dagelijkse financiële processen.
We zoeken nadrukkelijk geen boekhouder die alleen verwerkt wat binnenkomt. De dagelijkse boekingen worden door een andere medewerker gedaan. Voor deze opdracht zoeken we juist iemand die de financiële operatie overziet, processen bewaakt, afwijkingen ziet voordat ze problemen worden en ervoor zorgt dat de administratie structureel volledig en controleerbaar is.
De opdracht start voor gemiddeld 8 uur per week. We verwachten dat de omvang van de financiële organisatie verder groeit en voorzien daarom binnen ongeveer een jaar waarschijnlijk ruimte voor uitbreiding van het aantal uren.
Wat is Vroeg Pieken?
Vroeg Pieken organiseert evenementen door heel Nederland en België. We zijn een snelgroeiend evenementenbedrijf met meerdere entiteiten, veel terugkerende producties en een gedetailleerde financiële administratie.
We werken bewust met een gedetailleerde boekhouding, zodat we betrouwbare managementrapportages kunnen maken.
Dat vraagt om iemand die nauwkeurig werkt en begrijpt dat details in de administratie direct invloed hebben op de kwaliteit van financiële informatie.
De opdracht
Als Finance Operations Specialist ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de dagelijkse financiële stroom.
Je zorgt ervoor dat facturen, controles, betalingen en periodieke processen tijdig en correct verlopen en dat de administratie goed voorbereid klaarstaat voor de Financial Controller.
De dagelijkse verwerking van binnengekomen facturen wordt uitgevoerd door de Financieel Administratief Medewerker. Jij bewaakt of deze verwerking correct gebeurt en stuurt bij waar nodig.
- beheren van inkomende en uitgaande facturen in Exact Online;
- facturen doorzetten naar de juiste collega voor inhoudelijke controle;
- bewaken dat toegewezen controles tijdig worden uitgevoerd en collega’s hier actief op aanspreken;
- controleren of facturen voldoen aan de afgesproken administratieve standaard, waaronder referentiecode en kostenplaats;
- facturen opstellen en versturen;
- operationele doorbelastingen tussen Nederlandse en Belgische entiteiten verzorgen;
- crediteurenbeheer bewaken;
- betalingen controleren en betaalherinneringen versturen;
- bewaken dat betaallijsten tijdig kunnen worden opgesteld;
- maandelijkse Meta-kosten en voorraadmutaties verwerken;
- kwartaalverwerking van BUMA en SENA verzorgen;
- controleren of boekingen op de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen en referenties terechtkomen;
- signaleren van ontbrekende informatie, dubbele facturen, afwijkingen en onjuiste btw-verwerking;
- zorgen dat de administratie tijdig gereed is voor rapportage en controle;
- financiële processen uitleggen aan collega’s zonder financiële achtergrond;
- financiële werkinstructies en terugkerende processen actueel houden;
- structurele knelpunten signaleren en verbeteringen voorstellen;
- voorbereidend controlewerk uitvoeren voor de Financial Controller.
- Beheren van de administratie mailboxen;
Wie zoeken we?
Voor deze opdracht zoeken we een zeer ervaren financiële professional die zelfstandig en precies werkt en weinig inhoudelijke aansturing nodig heeft.
- Je hebt minimaal 10 jaar relevante financiële ervaring binnen het MKB.
- Je bent specialist in Exact Online en kent het systeem tot in detail.
- Je begrijpt grootboekstructuren, kostenplaatsen, referentiecodes en tussenrekeningen.
- Je hebt ruime ervaring met crediteurenbeheer en financiële administratieve processen.
- Je hebt goede kennis van btw en herkent afwijkende of onjuiste verwerking zelfstandig.
- Je werkt zeer nauwkeurig en precies.
- Je controleert je eigen werk kritisch en neemt geen genoegen met een administratie die ‘ongeveer klopt’.
- Je kunt onlogische boekingen, ontbrekende informatie en afwijkingen snel herkennen.
- Je houdt overzicht over meerdere financiële stromen en deadlines tegelijk.
- Je spreekt collega’s actief aan wanneer controles of informatie achterblijven.
- Je kunt financiële onderwerpen helder uitleggen aan niet-financiële collega’s.
- Je begrijpt hoe dagelijkse boekingen doorwerken in managementrapportages en financiële analyses.
- Je bent procesmatig sterk en ziet waar financiële werkstromen slimmer of betrouwbaarder kunnen worden ingericht.
Ervaring met meerdere entiteiten en financiële stromen tussen Nederland en België is een duidelijke pré.
Wat we nadrukkelijk zoeken
Deze opdracht past niet bij iemand die voornamelijk uitvoerend boekhoudwerk wil doen.
We zoeken iemand die op basis van ervaring snel ziet:
- wat niet klopt;
- waar informatie ontbreekt;
- welke boeking risico geeft voor rapportage;
- welk proces structureel niet goed loopt;
- welke actie nodig is om dat op te lossen;
- en die de operationele planning rondom factuurstromen bewaakt;
Je moet zelfstandig kunnen functioneren als inhoudelijke specialist binnen de dagelijkse financiële operatie.
Samenwerking
Je werkt nauw samen met:
- de Financieel Administratief Medewerker, die de dagelijkse boekingen uitvoert;
- de Financial Controller, die verantwoordelijk is voor controle, rapportage, analyse en verdere financiële ontwikkeling;
- directie en andere collega’s die verantwoordelijk zijn voor inhoudelijke factuurcontroles en financiële informatie.
Omvang en toekomst
De opdracht start met gemiddeld 8 uur per week.
We verwachten dat de omvang van de financiële werkzaamheden de komende periode verder toeneemt. Daarom is het waarschijnlijk dat binnen ongeveer een jaar meer uren beschikbaar komen.
Daarnaast kan de opdracht zich inhoudelijk ontwikkelen richting meer controlerende werkzaamheden, afhankelijk van ervaring, kwaliteit en de verdere ontwikkeling van onze financiële organisatie.
Wat bieden we?
- Een zelfstandige ZZP-opdracht voor gemiddeld 8 uur per week.
- Waarschijnlijk ruimte voor uitbreiding van uren binnen ongeveer een jaar.
- Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
- Directe samenwerking met Financial Controller en directie.
- Een gedetailleerde financiële administratie waarin kwaliteit en nauwkeurigheid belangrijk zijn.
- Ruimte om financiële processen actief te verbeteren.
- Een snelgroeiende organisatie waarin financiële professionalisering een belangrijke prioriteit is.
- Tarief in overleg, passend bij ervaring en specialistisch niveau.
Interesse?
Ben jij een ervaren financiële specialist, ken je Exact Online door en door en krijg je voldoening van een administratie die tot in detail klopt?
Dan maken we graag kennis met je!
Stuur voor 22 september je profiel en een korte toelichting op je ervaring naar hr@vroegpieken.com.